Marco histórico para o futuro: I Encontro sobre Arquivos Universitários da UFBA
Entrevista com o Arquivista e Coordenador da comissão organizadora Diego Santos do Nascimento sobre as perspectivas do I Encontro sobre Arquivos Universitários da UFBA que acontecerá nos dias 02 e 03 de junho, no Auditório da PAF III do Campus de Ondina. A ASSUFBA Sindicato acompanha de perto a realização do encontro por entender que discutir política arquivística é também discutir memória, acesso à informação e valorização do trabalho técnico-administrativo dentro da universidade. Para o Sindicato, fortalecer esses trabalhadores(as) é reconhecer a importância de quem garante, diariamente, a organização, a transparência e a memória da UFBA.
ASSUFBA: Como surgiu a ideia de realizar o I Encontro sobre Arquivos Universitários da UFBA?
Diego Santos: A ideia nasceu da necessidade urgente de modernizar, integrar e fortalecer a gestão de documentos em toda a nossa Universidade. Diante dos desafios da transformação digital e da complexidade de uma instituição do tamanho da UFBA, percebeu-se que não bastava apenas criar uma norma de gabinete. Era preciso um espaço democrático e qualificado para debater o futuro da nossa informação. O Encontro foi idealizado pelos e pelas Arquivistas, Técnicos e Técnicas em Arquivo da UFBA com um objetivo muito claro: submeter às diretrizes preliminares da nova política arquivística da UFBA à crítica, debate e validação de especialistas e das partes interessadas, construindo um caminho sólido para a nossa Política. A inscrição pode ser realizada no GERE, lá também consta a programação. (https://www.enarufba.ufba.br/)
ASSUFBA: Qual a importância desse encontro para a história da universidade?
Diego Santos: Este encontro é um marco histórico porque estabelece as bases de como a UFBA vai produzir, proteger, disponibilizar e mediar o seu conhecimento e o seu patrimônio documental de caráter arquivístico para as próximas gerações. Um dos grandes pilares desse debate está no eixo Memória e Diversidade. O objetivo é estabelecer diretrizes para que a Política Arquivística da UFBA assegure a representatividade, a pluralidade e o acesso democrático aos documentos e acervos que constituem a memória institucional. Queremos garantir uma política com ênfase na valorização da diversidade e no desenvolvimento social, mostrando que o Arquivo não é um depósito de papéis velhos, mas o espelho vivo da riqueza cultural, racial e social da nossa comunidade acadêmica.
ASSUFBA: De que forma a comunidade universitária poderá participar da construção dessa política?
Diego Santos: A participação ativa da comunidade e, de modo muito especial, dos nossos servidores e servidoras não é um mero detalhe; ela é o coração e a própria razão de ser deste evento. O Encontro foi idealizado justamente porque queremos ouvir e acolher a voz de quem constrói a UFBA no cotidiano..
As contribuições colhidas durante os debates vão ajudar a ampliar e ajustar as diretrizes que nortearão a gestão de documentos na Universidade. Para os servidores que atuam diretamente nas unidades, esta é uma oportunidade de garantir que os desafios da rotina sejam considerados no texto final da norma.
A construção será democrática e descentralizada, com consultas públicas, grupos de trabalho temáticos e formulários disponíveis no GERE e também por QR Code durante o evento.
A política só fará sentido se funcionar na prática para estudantes, servidores e pesquisadores. Por isso, defendemos uma política que assegure autonomia às unidades, mas com regras centrais de organização para toda a UFBA.
ASSUFBA: Quais os principais desafios enfrentados atualmente pela universidade na gestão documental e arquivística?
Diego Santos: Hoje, os desafios vão desde a necessidade de adequação estrita às legislações nacionais e de proteção de dados até a modernização das estruturas físicas e a adequação dos sistemas digitais aos requisitos para sistemas Informatizados
de gestão arquivística de documentos. Enfrentamos a fragmentação de sistemas e a necessidade de garantir que o documento digital tenha a mesma segurança, autenticidade e longevidade que o documento em papel. Além disso, gerenciar o ciclo de vida da informação, sabendo o que deve ser guardado para sempre como memória documental e o que pode ser eliminado com segurança, exige tecnologia, padronização e, acima de tudo, pessoal trabalhando sob uma regulamentação que dialogue com as limitações reais da instituição.
ASSUFBA: Como a nova política pode impactar o funcionamento dos setores da UFBA?
Diego Santos: O impacto será percebido na eficiência do dia a dia e na segurança jurídica das ações administrativas. Traduzindo o linguajar técnico: a Política de Arquivo orienta a organização da casa. Ela define padrões claros para criar, tramitar e arquivar documentos, o que reduz a perda de informações, agiliza a busca por dados e otimiza o tempo de resposta aos cidadãos e aos órgãos de controle. A nossa perspectiva é que as unidades passem a seguir um fluxo integrado e transparente, garantindo que a informação flua com segurança jurídica da produção à destinação final.
ASSUFBA: Qual a importância dos servidores técnico-administrativos arquivistas para a preservação da memória, da transparência e do funcionamento institucional da UFBA, e de que forma esse encontro busca valorizar o trabalho desses profissionais?
Diego Santos: Os Servidores Técnico-administrativos da área de Arquivos garantem que o direito de acesso à informação seja cumprido e que a memória documental de âmbito arquivístico da Universidade permaneça viva. Este encontro valoriza esses profissionais ao tirá-los dos bastidores e colocá-los no centro das decisões estratégicas da UFBA. Ao convocar os demais servidores e discentes, bem como a comunidade externa para protagonizarem a validação dessa Política, a Universidade reconhece que nenhuma norma será eficaz sem a expertise técnica e a vivência prática de quem faz a gestão documental acontecer diariamente na instituição.
